A lakcímkártyát kétféle módon adhatják ki: hivatalból, illetve természetesen az ügyfél kérésére is. Hivatalból kerülhet lecserélésre olyan esetben például, ha egy régi típusú, könyves személyi igazolványunkat szeretnénk újra cserélni. Külön kérésre a lakcímkártya akkor cseréltethető, ha például valamilyen okból kifolyólag megrongálódik, eltűnik vagy megváltozik a lakóhelyünk vagy tartózkodási helyünk és nem szeretnénk ebből problémát például egy rendőri igazoltatás alkalmával.
A törvény szerint a lakóhely (lakcím) annak a lakásnak a címe, ahol lakunk és azt életvitelszerűen használjuk. Tartózkodási hely (ideiglenes lakcím) annak a lakásnak a címe, ahol három hónapnál hosszabb ideig tartózkodunk, de a lakóhelyünket nem szeretnén véglegesen elhagyni.
Amennyiben újszülött számára szeretnénk lakcímkártyát, úgy azt minden esetben a törvényes képviselő igényelheti. Ilyen esetben a gyermek születési anyakönyvi kivonata mellett az igénylő szülő személyi igazolványára és lakcímkártyájára lesz szükség. Az eljárás megegyezik ezzel abban az esetben is, ha nem újszülött, hanem kiskorú személy számára szeretnénk lakcímkártyát igényelni, esetleg módosítani.
Amennyiben lakcímváltozás áll a háttérben, az új lakcímkártya igényléséhez szükséges lehet arra az okmányra, ami igazolja a kérdéses lakás feletti rendelkezési jogot. Ezen felül kérhet még okmányiroda ehhez tulajdoni lapot, adásvételi szerződést, önkormányzati vagy bérlakás esetén bérleti szerződésre, bizonyos esetekben pedig a lakás tulajdonosának a hozzájárulására is.
A lakcímkártya nem rendelkezik érvényességi dátummal, tehát amennyiben egész életünkben nem változik a címünk és nem használódik el, életünk végéig kitarthat egy ilyen okmány, azonban nem árt tudni, hogy bizonyos eseményekhez szorosan kapcsolódik. A lakcímkártya ugyanis például érvényét veszti abban az esetben, ha a rögzítet és bejegyzett adatokban változás történik – tehát valaki megházasodott, és megváltozott a neve –, megrongálódott, elveszett, esetleg hamis adatokat tartalmaz. A lakcímkártya érvényességét vesztheti még akkor is, ha a megszűnt címre való jogosultság véget ért, vagy a tulajdonos elhunyt.
A lakcímkártyát minden esetben a lakcím szerinti illetékes okmányirodában kell igényelni, de bizonyos esetekben az állampolgárságban eljáró szerv vagy az anyakönyvvezetést elvégző hatóság, a jegyző és a központi szerv és kiadhatja.
Amennyiben állandó tartózkodási helyünket megváltoztatjuk, ideiglenesen máshol tartózkodnánk, szükséges bejelenteni az ideiglenes tartózkodási helyet (ideiglenes lakcím). Az ideiglenes lakcímet 5 évente meg kell újítani, mert megújítás hiányában az ideiglenes lakcím a törvényi szabályozás miatt megszűnik.
A lakcímkártya cseréjéhez egyedül a lecserélendő lakcímkártya valamint a személyi igazolvány kell, de szükség lehet más okmányokra is, így például a lakás tulajdonosának a hozzájárulására vagy bérleti szerződésre is.
A lakcímkártya kiállítására illetékmentes a következő esetekben:
- személyi igazolvány és lakcímkártya eltulajdonításakor
- új típusú személyi igazolvány, lakcímváltozás, illetve - 14. életévét be nem töltött kiskorú esetén - a kérelemre feltüntethető adatok változása miatt kerül sor
- a lakcímkártya elveszett, megsemmisült vagy megrongálódott